La fonction achats a évolué de façon spectaculaire ces dernières années et joue un rôle clé dans la compétitivité des entreprises. Si la réduction des coûts des achats demeure une priorité, une étude récente révèle que pour 75 % des directions achats une meilleure gestion des risques fournisseurs est devenue un objectif stratégique à atteindre.
Risques marchés, risques de nature politique, juridique, qualité et « supply chain », taux de dépendance, les responsables achats deviennent de véritables « Risk Managers ». Et c’est là notamment qu’ils peuvent apporter une forte valeur ajoutée à l’entreprise. Au-delà de l’étude des ratios financiers, ils doivent mettre en œuvre des analyses plus spécifiques, notamment dans un contexte international d’achats responsables.
Afin de traiter ces risques, il est primordial, dans un premier temps, de les analyser. Pour cela, il est nécessaire de cartographier les risques fournisseurs existants au sein des familles d’achats selon leur degré de criticité. Les critères à prendre en compte sont les impacts financiers, juridiques, opérationnels, etc… de ces risques sur l’activité de l’entreprise.
Pour en faciliter l‘analyse, on peut regrouper les principaux risques en 6 grands domaines :
- économique
- financier
- technologique, logistique & qualité
- réglementaire
- métier
- RSE
Alors, Gérer le Risque Fournisseurs, c’est quoi ?
De manière générale, c’est mettre en œuvre les actions destinées à identifier et à réduire de manière méthodique les risques relatifs aux activités que l’entreprise mène en lien avec ses fournisseurs, quelles que soient la nature ou l’origine de ces risques.
En considérant les étapes du processus Achat où l’entreprise interagit avec ses fournisseurs potentiels, nouveaux et/ou actifs, c’est réduire le risque dès l’étape de pré-qualification des fournisseurs potentiels, puis à l’étape de contractualisation et à l’étape de gestion de la performance des fournisseurs actifs.
L’entreprise performante se doit de qualifier ses fournisseurs de manière mieux organisée, suivant un vrai processus structuré et clair évitant toute confusion ou mélange entre l’étape de pré-qualification et l’étape de consultation.
Une bonne gestion du risque fournisseurs inclut donc :
– La pré-qualification et l’évaluation des fournisseurs dans le but d’identifier ceux qui répondent le mieux aux besoins de l’entreprise
– La gestion des contrats avec chaque fournisseur afin de tracer l’ensemble des documents contractuels et accords commerciaux
– Le classement des fournisseurs par leur niveau de criticité et la collecte continue d’informations sur chacun d’entre eux
– La réalisation d’audits des fournisseurs avec la gestion des documents de travail et des données à collecter, l’enregistrement des écarts identifiés et des plans correctifs
– Un référentiel centralisé où les plans d’actions sont catégorisés, suivis et gérés collectivement après l’évaluation des risques et les audits réalisés
– La gestion des incidents de manière collaborative entre les différents services et les fournisseurs pour une résolution rapide et la mise en place de mesures adéquates pour éviter qu’ils se reproduisent
– Une traçabilité de tous les échanges entre les interlocuteurs clés et les fournisseurs pour assurer un processus fiable et de qualité.
Pour cela, il est impératif d’adopter une solution informatique adaptée et collaborative; c’est sans aucun doute le meilleur moyen de structurer cette démarche, de partager efficacement les données avec les clients internes et les fournisseurs, de garantir l’intégrité de ces données et également de prouver instantanément la solidité du processus mis en œuvre.
Les bénéfices d’une gestion efficace des risques fournisseurs vont plus loin que la prise en main et l’anticipation des dangers liés à la relation fournisseurs. Ils concernent également une économie des ressources, une optimisation de la maitrise du portefeuille d’achat et contribuent à la diffusion d’une image positive auprès des clients et des fournisseurs de l’entreprise.