La digitalisation de manière générale permet de créer plus de valeur par l’automatisation des processus métiers, d’augmenter la productivité interne, de faciliter la collaboration interne et externe pour plus d’efficacité et de performance.
Elle s’applique d’autant plus à la fonction Achats que celle-ci est une pierre angulaire fédérant tous les métiers de l’entreprise et animant un riche écosystème incluant les fournisseurs. Quel que soit le métier, quelle que soit la fonction, la plupart des collaborateurs ont à un moment ou un autre à interagir avec l’équipe Achats.
Les apports de la digitalisation aux Achats sont nombreux et en voici quelques points forts qui prouvent, si cela était nécessaire, l’intérêt de considérer les processus Achats comme une priorité pour la transformation de l’entreprise:
· Améliorer la qualité du référentiel et de la relation fournisseur,
· Aider le fournisseur à améliorer sa performance et sa qualité produits,
· Accroître la visibilité de l’activité Achats pour mieux anticiper et mesurer,
· Développer la collaboration interne et externe, favoriser l’adoption des bonnes pratiques Achats,
· Accélérer et faciliter le partage d’informations et de documents, gagner en traçabilité.
De nombreuses entreprises ont conscience des enjeux d’une telle démarche pour les Achats mais peuvent hésiter à se lancer dans cette transformation qui touche aussi bien l’organisation que les méthodes de travail, qui doit impliquer les partenaires internes et externes, et notamment les fournisseurs.
En effet, la transformation digitale n’est pas seulement le choix et la mise en place d’un outil informatique, même si un SI Achats moderne et ergonomique s’appuyant sur les dernières technologies peut être un atout crucial pour mettre en œuvre une stratégie Achats performante.
Alors quelles questions se poser avant de démarrer ?
• Par où commencer ?
• Qui faut-il impliquer ?
• Comment « développer » et déployer ?
• Faut-il faire un « Site Pilote » ou pas ?
• Comment former les utilisateurs ?
• Comment s’interfacer avec l’existant ?
• Comment Piloter le projet ?
• Et la reprise de données ?
Les retours d’expérience nous donnent quelques grands principes qui peuvent aider à structurer la démarche en 7 étapes clés:
1- Planification : basée sur les priorités métiers, les risques et la disponibilité des données et des équipes
2- Formalisation : à partir d’une expression de besoins simple et partagée enrichie par les prescripteurs
3- Conception : d’un modèle cible (données, processus, autorisations) détaillé selon les priorités définies
4- Construction : progressive pour tester les scénarios métiers structurants
5- Déploiement : par module ou domaine pour limiter les risques
6- Interfaçage : basé sur les structures de données existantes
7- Réversibilité : prise en compte et planifiée très en amont.
L’accompagnement au changement se fera tout au long du projet en impliquant des utilisateurs clés qui valideront les différentes étapes du projet pour s’assurer de la bonne adéquation avec les besoins de l’entreprise. Ils pourront à leur tour assister les utilisateurs finaux au cours du déploiement du projet pour en favoriser l’adoption.
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