{"id":1552,"date":"2026-07-22T10:28:39","date_gmt":"2026-07-22T08:28:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.axiscope.com\/blog\/?p=1552"},"modified":"2026-07-30T10:42:48","modified_gmt":"2026-07-30T08:42:48","slug":"processus-achats","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.axiscope.com\/blog\/processus-achats.html","title":{"rendered":"Processus achats : structurer chaque \u00e9tape du besoin au paiement"},"content":{"rendered":"\n

D\u00e8s le 1er septembre 2026, toutes les entreprises fran\u00e7aises devront r\u00e9ceptionner leurs factures fournisseurs au format \u00e9lectronique. Cette \u00e9ch\u00e9ance rebat les cartes de la gestion des achats<\/strong>, encore trop souvent manuelle et dispers\u00e9e. Structurer le processus achats<\/strong> en \u00e9tapes cl\u00e9s, de l’identification du besoin \u00e0 l’\u00e9valuation fournisseur, transforme un processus d’achats dispers\u00e9 en un processus d’achat efficace gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel de gestion d\u00e9di\u00e9, capable de s\u00e9curiser le cahier des charges et de ma\u00eetriser les d\u00e9penses.<\/p>\n\n\n\n

Qu’est-ce que le processus achats ?<\/h2>\n\n\n\n

D\u00e9finition du processus achats en entreprise<\/h3>\n\n\n\n

Le processus achats<\/strong> d\u00e9signe l’ensemble structur\u00e9 des \u00e9tapes qui permettent \u00e0 une entreprise d’acqu\u00e9rir les biens ou les services n\u00e9cessaires \u00e0 son activit\u00e9. Il part de l’expression d’un besoin interne et se termine par le paiement du fournisseur, dans un cycle d’achat qui se r\u00e9p\u00e8te \u00e0 chaque nouveau besoin. La mise en place d’un tel processus mobilise la fonction achat, les \u00e9quipes prescriptrices et la fonction finance autour d’un circuit de validation commun. Chaque \u00e9tape s’appuie sur des donn\u00e9es pr\u00e9cises : cahier des charges, offre re\u00e7ue, conditions contractuelles n\u00e9goci\u00e9es. Le p\u00e9rim\u00e8tre couvert va d’un simple produit \u00e0 un service complexe encadr\u00e9 par contrat, avec un niveau de qualit\u00e9 d\u00e9fini d\u00e8s le d\u00e9part. Bien cadr\u00e9, ce processus de traitement devient un levier strat\u00e9gique plut\u00f4t qu’une simple formalit\u00e9 administrative, conforme aux exigences de la norme ISO 9001 sur la gestion des achats.<\/p>\n\n\n\n

Pourquoi structurer son processus achats ? (enjeux business) ?<\/h3>\n\n\n\n

Un processus d’achat efficace ne peut pas \u00eatre improvis\u00e9. Une gestion des achats mal cadr\u00e9e ouvre la porte \u00e0 des d\u00e9penses non ma\u00eetris\u00e9es. Entre 20 % et 40 % des d\u00e9penses indirectes \u00e9chapperaient encore au circuit d’achat structur\u00e9 des entreprises, un ph\u00e9nom\u00e8ne connu sous le nom de maverick buying. Cette d\u00e9rive prive la fonction achat d’une partie de sa capacit\u00e9 de n\u00e9gociation et fragilise le pilotage budg\u00e9taire. \u00c0 l’inverse, une strat\u00e9gie achats formalis\u00e9e donne \u00e0 l’entreprise une vision consolid\u00e9e de ses engagements et de sa relation fournisseur. Il devient alors possible d’anticiper les besoins plut\u00f4t que de subir les urgences, gr\u00e2ce \u00e0 des indicateurs de performance suivis dans la dur\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Processus achats vs approvisionnement : quelle diff\u00e9rence ?<\/h3>\n\n\n\n

Le processus achats couvre la dimension strat\u00e9gique : s\u00e9lection du fournisseur, n\u00e9gociation, contractualisation. L’approvisionnement, lui, concerne l’ex\u00e9cution op\u00e9rationnelle du flux physique une fois le fournisseur choisi, de la commande \u00e0 la livraison, sans toucher \u00e0 la gestion des stocks proprement dite. Les deux fonctions sont compl\u00e9mentaires mais r\u00e9pondent \u00e0 des logiques diff\u00e9rentes. La premi\u00e8re engage la strat\u00e9gie de l’entreprise sur le long terme et la seconde garantit la disponibilit\u00e9 quotidienne des produits ou des services au bon moment.<\/p>\n\n\n\n

Les 8 \u00e9tapes du processus achats en entreprise<\/h2>\n\n\n\n

\u00c9tape 1 : identifier et formaliser le besoin<\/h3>\n\n\n\n

Tout processus achats d\u00e9marre par l’expression d’un besoin pr\u00e9cis \u00e9manant d’un service op\u00e9rationnel. Cette \u00e9tape consiste \u00e0 r\u00e9diger un cahier des charges qui d\u00e9crit les sp\u00e9cifications techniques, les quantit\u00e9s et les d\u00e9lais attendus. Un besoin mal d\u00e9fini se traduit presque toujours par des offres inadapt\u00e9es et des n\u00e9gociations plus longues. Formaliser ce besoin avec l’\u00e9quipe demandeuse \u00e9vite les allers-retours inutiles avec les fournisseurs sollicit\u00e9s par la suite.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9tape 2 : sourcer et qualifier les fournisseurs<\/h3>\n\n\n\n

Une fois le besoin cadr\u00e9, l’acheteur identifie les fournisseurs susceptibles d’y r\u00e9pondre. Le sourcing s’appuie sur des crit\u00e8res objectifs : capacit\u00e9 de production, r\u00e9f\u00e9rences clients, solidit\u00e9 financi\u00e8re et conformit\u00e9 r\u00e9glementaire. Cette phase de qualification limite les risques en amont plut\u00f4t que de les d\u00e9couvrir apr\u00e8s la signature du contrat. Un panel fournisseurs correctement qualifi\u00e9 facilite aussi les n\u00e9gociations futures, raccourcit les cycles d’achat suivants et simplifie la gestion des risques sur le long terme.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9tape 3 : lancer la consultation ou l’appel d’offres<\/h3>\n\n\n\n

L’appel d’offres formalise la mise en concurrence des fournisseurs pr\u00e9s\u00e9lectionn\u00e9s. Il est g\u00e9n\u00e9ralement recommand\u00e9 au-del\u00e0 d’un certain seuil de d\u00e9pense ou pour les achats strat\u00e9giques \u00e0 fort enjeu. La consultation pr\u00e9cise le p\u00e9rim\u00e8tre de la prestation attendue et les crit\u00e8res de s\u00e9lection qui seront appliqu\u00e9s. Cette \u00e9tape structure la comparaison des offres et s\u00e9curise la tra\u00e7abilit\u00e9 de la d\u00e9cision finale.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9tape 4 : analyser les offres et s\u00e9lectionner le fournisseur<\/h3>\n\n\n\n

L’analyse des offres re\u00e7ues croise plusieurs crit\u00e8res pour d\u00e9partager les candidats :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • le prix global et les conditions de paiement propos\u00e9es<\/li>\n\n\n\n
  • la qualit\u00e9 technique de la solution ou du produit<\/li>\n\n\n\n
  • les d\u00e9lais de livraison ou de mise en \u0153uvre annonc\u00e9s<\/li>\n\n\n\n
  • la conformit\u00e9 aux exigences r\u00e9glementaires et normatives<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Cette grille de lecture \u00e9vite une d\u00e9cision fond\u00e9e sur le seul crit\u00e8re du prix, souvent risqu\u00e9e \u00e0 moyen terme.<\/p>\n\n\n\n

    \u00c9tape 5 : n\u00e9gocier et contractualiser<\/h3>\n\n\n\n

    La n\u00e9gociation porte sur le prix mais aussi sur les conditions de livraison, les garanties et les p\u00e9nalit\u00e9s en cas de retard. Deux formats de contractualisation coexistent : le contrat-cadre qui fixe des conditions pour une dur\u00e9e donn\u00e9e et le bon de commande ponctuel adapt\u00e9 aux achats occasionnels. Le choix entre les deux d\u00e9pend du volume et de la r\u00e9currence de la relation avec le fournisseur.<\/p>\n\n\n\n

    \u00c9tape 6 : passer et valider la commande<\/h3>\n\n\n\n

    Une fois le contrat sign\u00e9, la commande est \u00e9mise formellement aupr\u00e8s du fournisseur retenu. Un circuit de validation interne garantit que la d\u00e9pense respecte le budget allou\u00e9 et les seuils d’engagement d\u00e9finis par l’entreprise. Ce circuit implique g\u00e9n\u00e9ralement le demandeur initial et un responsable budg\u00e9taire, selon le montant engag\u00e9. Un logiciel de gestion des achats trace chaque validation et facilite l’audit ult\u00e9rieur de la proc\u00e9dure.<\/p>\n\n\n\n

    \u00c9tape 7 : r\u00e9ceptionner et rapprocher les pi\u00e8ces<\/h3>\n\n\n\n

    \u00c0 la livraison, l’\u00e9quipe r\u00e9ceptionnaire v\u00e9rifie la conformit\u00e9 entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture re\u00e7ue. Ce rapprochement \u00e0 trois voies conditionne le d\u00e9clenchement du paiement fournisseur. Traiter une facture manuellement co\u00fbte encore entre 12 et 15 euros \u00e0 une entreprise, contre moins de 3 euros lorsque ce contr\u00f4le est automatis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

    \u00c9tape 8 : \u00e9valuer la performance fournisseur<\/h3>\n\n\n\n

    La derni\u00e8re \u00e9tape consiste \u00e0 mesurer la performance du fournisseur sur des crit\u00e8res objectifs : respect des d\u00e9lais, qualit\u00e9 livr\u00e9e, r\u00e9activit\u00e9 en cas d’incident. Cette \u00e9valuation alimente le sourcing des achats suivants et permet d’ajuster le panel fournisseurs dans la dur\u00e9e. Elle nourrit aussi la gestion de la relation fournisseur sur le temps long, au-del\u00e0 d’une seule commande.<\/p>\n\n\n\n

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