Cartographie achat : méthode complète pour analyser et optimiser vos dépenses

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Chaque année, la même scène se répète dans de nombreuses entreprises : les dépenses augmentent, les contrats se multiplient, les fournisseurs se diversifient et personne ne dispose d’une vision réellement consolidée. Les directions demandent des explications, le contrôle de gestion cherche des données fiables et la fonction achats tente de reconstituer l’historique à partir de plusieurs systèmes. Résultat : une analyse des dépenses partielle, des décisions prises sans grande précision et des opportunités d’optimisation qui passent inaperçues.

C’est précisément pour répondre à ce problème que la cartographie achat s’impose comme un outil stratégique. Elle consiste à cartographier et structurer l’ensemble des dépenses, des fournisseurs et des catégories afin d’obtenir une visibilité améliorée et de performer économiquement. Nous allons voir comment réaliser une cartographie efficace, quelles données collecter et comment transformer cette démarche en véritable levier de pilotage.

Cartographie achat : définition, rôle et enjeux stratégiques

Définition et principe de la cartographie achat

La cartographie des achats consiste à structurer et analyser l’ensemble des dépenses réelles d’une entreprise à partir des données issues des commandes, factures, contrats et fournisseurs. Elle vise à organiser l’information par catégorie, famille d’achat ou segment d’achat afin d’obtenir une vision exploitable du portefeuille achats. L’objectif n’est pas seulement descriptif. Il s’agit d’établir une base fiable pour améliorer la gestion, sécuriser les décisions et orienter la stratégie.

Concrètement, réaliser une cartographie revient à consolider les données dans une base de données cohérente, les segmenter avec une nomenclature claire puis identifier les leviers d’optimisation. Cette démarche permet d’identifier les familles d’achats prioritaires et d’anticiper les risques au sein de la chaîne d’approvisionnement.

Le saviez-vous ? La cartographie constitue la base de toute stratégie achats performante.

Différence entre cartographie des achats et analyse des dépenses

Cartographie des achats	Analyse des dépenses
Objectif : structurer et piloter la dépense	Observer les montants dépensés
Niveau de détail : catégories, fournisseurs, segments, contrats	Vision comptable globale
Résultat attendu : plan d’action stratégique	Reporting descriptif

Mythe vs réalité
Mythe : c’est juste un tableau Excel.
Réalité : c’est un outil stratégique de pilotage et cartographie.

Pourquoi elle est indispensable pour piloter la performance achats ?

Une cartographie achat permet de :

• Identifier des opportunités d’optimisation et de réduction des coûts
• Réduire le risque fournisseur et sécuriser les contrats
• Améliorer la conformité et la traçabilité des processus d’achat
• Prioriser les actions selon leur impact budgétaire et stratégique

Avantage clé : la cartographie reliée à un plan clair permet d’obtenir des gains mesurables et durables.

Les fonctions impliquées dans la démarche (Achats, Finance, Métiers, SI)

• Achats : pilotage du portefeuille fournisseur et définition de la stratégie
• Finance / contrôle de gestion : fiabilité des données et suivi budgétaire
• Métiers / directions : expression des besoins et validation des catégories
• SI / systèmes d’information : collecte, consolidation et sécurité des données

Conseil d’expert : ne pas faire la cartographie uniquement côté Achats afin d’obtenir une vision réellement transversale.

Les étapes clés pour construire une cartographie achat efficace

1. Identifier et centraliser les sources de données achats

La première étape d’une réalisation d’une cartographie consiste à identifier où se trouvent les données. Dans la majorité des entreprises, l’information est dispersée entre plusieurs outils et services, ce qui rend la collecte plus complexe.

Checklist des sources à centraliser :

• ERP et modules de gestion des commandes
• factures et données comptables
• contrats cadres et conditions négociées
• fichiers fournisseurs référencés
• outils achats existants (SRM, e-procurement, tableurs internes)

L’objectif est de consolider ces éléments dans une base de données unique pour disposer d’une vision fiable.

2. Nettoyer et fiabiliser les données collectées

Une cartographie achats efficace repose sur des données propres. Sans ce travail, l’analyse peut être faussée et les décisions prises sur des informations incomplètes.

• supprimer les doublons fournisseurs (variantes de nom, filiales)
• normaliser les libellés d’achat et les lignes de commande
• harmoniser les catégories et la nomenclature
• gérer les spécificités multi-entités et multi-sites

Point de vigilance : la qualité data = qualité décision.

3. Segmenter les achats (familles, fournisseurs, centres de coûts)

Une fois la donnée fiabilisée, il faut segmenter la dépense pour comprendre sa répartition et identifier les priorités.

• segmentation par famille d’achat
• segmentation par directions ou BU
• segmentation par zone géographique
• segmentation par criticité ou risque

Exemple : une entreprise industrielle peut isoler un segment d’achat “maintenance” pour distinguer les prestations récurrentes des achats stratégiques.

Astuce pratique : commencer par une segmentation simple puis enrichir progressivement.

4. Analyser les dépenses et construire un Pareto

L’étape suivante consiste à réaliser une analyse des dépenses structurée en appliquant une logique Pareto 80/20. L’objectif est d’identifier rapidement les catégories et fournisseurs qui concentrent l’essentiel des montants.

Mini exemple : si 20 fournisseurs représentent 80 % de la dépense annuelle, ce sont eux qui doivent être traités en priorité dans la stratégie achats et la renégociation des contrats.

Cette analyse permet aussi de repérer les achats hors procédure et les opportunités d’optimisation.

5. Prioriser les actions et formaliser un plan d’action achats

Problème identifié	Action	Gain attendu
Trop de fournisseurs sur une même catégorie	rationalisation	réduction des coûts
contrats obsolètes	renégociation	meilleur prix et meilleure offre
achats dispersés	standardisation	optimisation et rationalisation
achats hors contrat	cadrage du processus	conformité renforcée

Conseil d’expert : toujours associer un responsable et une échéance à chaque action.

6. Mettre à jour et piloter la cartographie dans le temps

La cartographie doit vivre. Une mise à jour trimestrielle ou semestrielle est souvent recommandée selon le volume d’achats et l’actualité des marchés.

KPI essentiels à suivre :

• évolution de la dépense par catégorie
• suivi des gains et économies obtenus
• taux d’achats hors contrat
• suivi des fournisseurs stratégiques et des risques

À noter : une cartographie figée perd toute valeur.

Comment structurer concrètement une cartographie achat ?

Structuration par catégorie d’achats

Une cartographie achat claire repose sur une structuration logique des catégories afin de faciliter l’analyse et le pilotage.

Exemple de répartition par catégorie :

• IT et systèmes d’information
• prestations de service
• production et matières premières
• énergie et fluides
• frais généraux

Cette organisation permet d’identifier rapidement les leviers d’optimisation et de mieux prioriser les actions.

Structuration par direction ou centre de coûts

Il est également pertinent d’analyser la dépense par direction afin d’améliorer la gestion budgétaire et le contrôle de gestion. Par exemple : maintenance industrielle, RH, marketing ou supply chain peuvent présenter des profils d’achats très différents nécessitant une stratégie adaptée.

Structuration par fournisseur stratégique

Certains fournisseurs doivent faire l’objet d’un suivi spécifique dans la cartographie des achats :

• volume annuel engagé
• niveau de dépendance
• niveau de risque contractuel ou opérationnel

Cas concret : un fournisseur unique intervenant sur une dépense critique peut représenter un point de vulnérabilité majeur pour l’entreprise.

Cas des entreprises multi-sites ou internationales

Dans une société multi-sites, la dispersion des achats complique l’analyse. Les achats peuvent être réalisés localement ou centralisés via une centrale d’achat interne.

Les enjeux principaux sont :

• consolidation des données
• harmonisation des catégories
• cohérence des politiques achats

Point de vigilance : attention aux doublons fournisseurs entre sites qui faussent la vision globale.

Digitaliser sa cartographie achat pour gagner en efficacité

Les limites d’une cartographie réalisée sous Excel

Excel reste souvent la première solution utilisée pour cartographier la dépense. Pourtant, dès qu’un grand nombre de lignes de commande est concerné, les limites apparaissent rapidement : erreurs manuelles, absence de consolidation automatique, manque de traçabilité et difficulté à partager une version unique entre les services. Le fichier devient vite obsolète et la cartographie perd en fiabilité.

Erreurs fréquentes : Excel non partagé, versions multiples.

Centraliser et automatiser la collecte des données

Digitaliser la cartographie permet de centraliser l’information dans une base unique et de réduire le temps passé à collecter et retraiter la donnée. L’automatisation facilite également la consolidation multi-entités, ce qui est essentiel pour les groupes ayant plusieurs sites ou filiales. Résultat : une analyse plus rapide, plus fiable et plus exploitable dans la stratégie achats.

Construire des tableaux de bord dynamiques

Avec un outil adapté, la cartographie des dépenses peut être pilotée via des tableaux de bord mis à jour automatiquement. Les indicateurs clés les plus utiles sont : dépenses par catégorie, top fournisseurs, évolution annuelle des montants, achats hors contrat et suivi des gains. Ce pilotage et cartographie facilitent la priorisation des actions et l’identification des opportunités d’optimisation.

Favoriser la collaboration entre acheteurs, prescripteurs et fournisseurs

Une plateforme digitale permet de décloisonner le processus d’achat en impliquant les prescripteurs et les métiers. Cela améliore la validation des besoins, renforce la responsabilisation des directions et fluidifie la collaboration avec les fournisseurs sur les contrats et les commandes.

Intégrer la cartographie au système d’information existant

Une cartographie achats efficace doit s’intégrer aux systèmes d’information existants grâce à l’ERP, des API et des connecteurs sécurisés. Cela garantit une meilleure traçabilité et une sécurité juridique renforcée.

Avantage clé : Chez Axiscope, nous facilitons l’intégration au SI et la collaboration achats grâce à notre logiciel de gestion des achats.

Erreurs fréquentes à éviter lors d’une cartographie achat

S’appuyer sur des données incomplètes ou mal structurées

Une donnée partielle ou mal qualifiée fausse l’analyse et empêche d’obtenir une vision fiable de la cartographie des dépenses.

Segmenter de manière trop complexe ou inadaptée

Une segmentation trop fine rend la lecture confuse, il vaut mieux partir d’une structure simple puis affiner chaque famille d’achat au fil des usages.

Ne pas relier la cartographie à un plan d’action

Sans actions associées, la cartographie achat devient un simple exercice de reporting sans impact sur l’optimisation et de rationalisation.

Ne pas actualiser régulièrement les données

Sans mise à jour, les montants, fournisseurs et contrats évoluent et la cartographie perd rapidement son intérêt stratégique.

Checklist : données fiables, segmentation claire, plan d’action défini, mise à jour régulière.

FAQ – Cartographie achat

C’est quoi la cartographie des achats ?

La cartographie des achats est une méthode qui consiste à analyser et organiser les dépenses d’une entreprise par catégorie, fournisseur et contrat. Elle permet de mieux comprendre la répartition des commandes, d’identifier les familles d’achats prioritaires et de structurer une stratégie achats plus efficace.

Quels sont les 3 types d’achats ?

On distingue généralement trois types d’achats : les achats stratégiques qui impactent directement l’activité, les achats critiques liés au risque fournisseur ou à la continuité, et les achats courants qui concernent les besoins récurrents de fonctionnement.

Comment faire un tableau des achats ?

Pour réaliser un tableau des achats, il faut d’abord collecter les données issues des factures et commandes, ensuite segmenter la dépense par catégorie et fournisseur, puis analyser les montants pour prioriser les actions. Cette base sert à cartographier et piloter.

Comment créer une cartographie du parcours client ?

La cartographie du parcours d’achat concerne l’expérience client et les étapes marketing avant une commande. Elle est différente d’une cartographie achat, qui se concentre sur la dépense, les fournisseurs et les contrats. Les deux démarches répondent à des objectifs distincts.

Faire de la cartographie achat un véritable outil de pilotage stratégique

Une cartographie achat structurée permet d’améliorer la gestion, de réduire les coûts et de sécuriser la chaîne d’approvisionnement grâce à une visibilité améliorée sur chaque catégorie et fournisseur. Digitaliser cette démarche renforce la fiabilité des données et le pilotage dans la durée. Chez Axiscope, nous accompagnons les entreprises dans cette mise en œuvre avec une solution adaptée à leurs enjeux.

Conseil d’expert : commencer simple, mais industrialiser rapidement.