Pour répondre à cette question, il est essentiel de comprendre le rôle des Achats. Ce qu’on attend des acheteurs, c’est de satisfaire les exigences de leurs clients qui s’expriment en termes de qualité, de planning/jalons, de capacité et de moyens évidemment dont les moyens financiers.
Un Achat performant c’est donc la rencontre entre un besoin d’un prescripteur, un fournisseur avec un potentiel, et un acheteur qui apporte son savoir-faire et son expérience pour faciliter la collaboration.
On est donc loin de l’acheteur négociateur que les fournisseurs devaient rencontrer à l’issue d’un processus de choix pour faire « baisser les prix ». C’est au contraire un rôle dans la continuité et dans la durée pour tout ce qui concerne la qualité et les risques liés aux fournisseurs…. et nous savons tous que cela peut coûter très cher.
Alors comment s’y prend-il ?
D’abord l’acheteur est un chef d’orchestre qui doit animer un écosystème composé de profils variés : Achats, Prescripteurs, Qualité, R&D, Logistique, finance …
Il doit impliquer et embarquer les équipes pour les rendre plus proactives afin :
· de mieux identifier les capacités et le potentiel des fournisseurs
· de mieux suivre les activités achats et les activités opérationnelles pour anticiper au maximum les risques
· d’avoir en continue une vision de comment cela peut mieux fonctionner pour améliorer l’impact des achats
· de maîtriser les dépenses en renégociant les volumes et les prix.
Comment l’acheteur peut mesurer son impact ?
Pour être pragmatique dans la mesure de la performance des Achats, il faut revenir aux basics et s’appuyer sur les 3 dimensions fondatrices suivantes :
– la qualité du panel fournisseurs : quel est leur taux moyen de conformité, quels risques font ils peser sur l’entreprise, quel est leur taux de dépendance ?
– le taux de conformité : quel volume d’achats est sous contrat négocié ?
– le taux de couverture : quel volume d’achats par famille passe par les achats ?
Une dimension complémentaire concerne la mesure de l’impact des Achats par le calcul des gains sur budget, c’est-à-dire la différence entre l’offre initial et le montant sourcé ; et au-delà du budget, les gains réalisés au travers de la qualité des fournisseurs et des produits (coût de la non- qualité).
On le voit, une vision assez large mais opérationnelle de la performance Achats s’appuie sur la bonne gestion du panel fournisseurs mais aussi des activités Achats en volume et en qualité.
Et quels outils pour soutenir des Achats performants ?
Un SI Achats collaboratif permet de mieux faire travailler les équipes ensemble, d’enregistrer et de tracer tous les événements liés à l’activité, de restituer automatiquement des scorecards par fournisseur ou par famille d’achats, des tableaux de bord sur les budgets et les plans d’actions.
Ainsi l’entreprise pourra mesurer les gains tangibles grâce à un SI Achats rapide à déployer, facile d’usage pour un coût de mise en œuvre et d’exploitation maitrisé et compétitif.