Gestion des achats et approvisionnements : guide complet pour optimiser vos processus

Il y a quelques années, la direction d’une grande entreprise industrielle constatait des retards dans les livraisons, des ruptures de stock à répétition et des coûts d’achats en hausse. Le responsable des achats et son équipe jonglaient entre tableaux Excel, emails et appels urgents aux fournisseurs. Résultat : aucune visibilité sur la chaîne logistique, une satisfaction client en baisse et une rentabilité compromise.

Ce scénario est encore une réalité pour de nombreuses organisations. Pourtant, la gestion des achats et des approvisionnements est bien plus qu’un processus administratif : c’est un levier stratégique pour créer de la valeur, maîtriser les coûts et assurer la continuité des opérations.

Chez Axiscope, nous croyons qu’une gestion efficace passe par la digitalisation des outils et la collaboration entre tous les acteurs, acheteurs, prescripteurs et partenaires. Ce guide vous aidera à comprendre comment repenser votre fonction Achats et à transformer vos approvisionnements en un moteur de performance durable pour votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion des achats et des approvisionnements ?

Définition et rôle stratégique dans l’entreprise

La gestion des achats et des approvisionnements désigne l’ensemble des processus qui permettent à une entreprise d’identifier ses besoins, de sélectionner ses fournisseurs, de négocier les contrats et d’assurer la livraison des produits ou services nécessaires à son activité. 

Autrefois perçue comme une fonction administrative, elle est aujourd’hui au premier plan des stratégies de compétitivité. Bien gérée, elle permet de garantir la qualité, optimiser les coûts et assurer la continuité de la production. 

Une démarche englobe la définition du besoin jusqu’à la réception des commandes, en passant par le sourcing, la négociation des contrats et le suivi logistique — un véritable moteur de performance pour toute organisation.

Le saviez-vous ?
La fonction Achats représente en moyenne 50 à 70 % du chiffre d’affaires d’une entreprise industrielle.

Pourquoi la fonction Achats est essentielle à la performance globale ?

• Réduction des coûts grâce à la mutualisation des dépenses et à la standardisation des outils.
  
• Amélioration de la qualité via un meilleur contrôle de la chaîne logistique.
  
• Innovation en collaborant avec les fournisseurs sur de nouveaux projets.
  
• Durabilité en intégrant la responsabilité sociale et les critères RSE dans chaque décision d’achat.

Chiffre clé
Les entreprises digitalisant leurs processus Achats réduisent leurs coûts opérationnels de 15 à 20 %.

Les enjeux actuels : coûts, durabilité et collaboration fournisseurs

Enjeux majeurs	Solutions Axiscope potentielles
Volatilité des prix et fluctuations du marché	Centraliser les données fiables pour une veille stratégique en temps réel
Exigence croissante en matière de durabilité	Intégrer des indicateurs RSE dans le logiciel de gestion et le suivi des fournisseurs
Complexité de la supply chain management	Digitaliser les étapes de la gestion de la chaîne pour améliorer la traçabilité
Nécessité de renforcer la collaboration	Utiliser une plateforme collaborative pour partager les informations entre acheteurs et prescripteurs

Différence entre achats et approvisionnements

Les spécificités de la fonction Achats

La fonction Achats intervient en amont du processus : elle définit la stratégie d’achat, sélectionne les fournisseurs, négocie les contrats et veille à optimiser les coûts pour créer de la valeur durable. 

Son rôle est avant tout stratégique : l’acheteur analyse le marché, anticipe les besoins de l’entreprise, élabore des appels d’offres et met en œuvre des méthodes de sourcing pour identifier les partenaires les plus performants. 

Dans un environnement commercial marqué par les fluctuations du marché, la fonction Achats devient un levier de performance et d’innovation, contribuant à la mise en œuvre d’une politique responsable et à la maîtrise des risques fournisseurs.

Point de vigilance
Ne pas confondre la stratégie d’achat (amont) avec la gestion opérationnelle (aval).

Les missions de la fonction Approvisionnements

• Planifier les besoins et anticiper les volumes à commander.
• Gérer les stocks et le niveau de stock optimal pour assurer la continuité de la production.
• Coordonner la logistique et le suivi des commandes.
• Contrôler les délais, la réception et la facturation.
• Maintenir la satisfaction client en garantissant la disponibilité des produits.

Checklist
3 indicateurs à suivre : taux de rupture, rotation des stocks, niveau de service.

Comment Achats et Approvisionnements interagissent dans la supply chain ?

Les deux fonctions sont complémentaires au sein de la chaîne logistique.
Les achats fixent la stratégie, les approvisionnements en assurent l’exécution. 

Cette synergie repose sur une circulation fluide des données, des besoins exprimés jusqu’à la livraison, pour atteindre une gestion efficace et maîtrisée. 

Un outil collaboratif permet d’unifier les flux d’information et d’éviter les ruptures de stock ou les erreurs de commande.

Cas concret : un processus intégré “Sourcing to Receipt”

Dans le cadre d’une transformation digitale, une entreprise pharmaceutique a déployé une solution Axiscope pour automatiser son cycle Sourcing to Receipt. 

Les demandes d’achat, validations et réceptions sont désormais centralisées, garantissant une traçabilité complète et une meilleure gestion des approvisionnements.

Cas concret Axiscope
Une entreprise du secteur pharmaceutique a réduit de 30 % ses délais de validation en intégrant notre solution collaborative.

Les objectifs clés de la gestion des achats

Réduire les coûts et améliorer la rentabilité

L’un des objectifs premiers d’une gestion des achats performante est de réduire les coûts sans compromettre la qualité. 

Pour y parvenir, plusieurs leviers peuvent être activés :

• Optimiser les coûts en consolidant les volumes d’achat.
• Rationaliser les processus et automatiser les tâches répétitives.
• Renégocier les contrats pour bénéficier de meilleures conditions tarifaires.
• Évaluer la rentabilité de chaque fournisseur à l’aide de données fiables et centralisées.

Ces actions permettent à l’entreprise d’améliorer sa rentabilité financière tout en gagnant du temps sur les tâches administratives.

Garantir la qualité et la continuité d’approvisionnement

Risques identifiés	Actions correctives
Retards de livraison	Mettre en place un suivi en temps réel via un logiciel de gestion.
Rupture de stock	Créer des alertes sur le niveau de stock et prévoir des fournisseurs alternatifs.
Non-conformité produit	Définir des critères d’évaluation précis et contrôler chaque réception.
Mauvaise communication inter-services	Digitaliser les échanges pour fluidifier la gestion de la chaîne.

Erreur fréquente
Sous-estimer l’impact des ruptures d’approvisionnement sur la satisfaction client.

Favoriser l’innovation par la relation fournisseur

La fonction Achats ne se limite plus à la négociation des contrats : elle joue un rôle moteur dans la co-création de solutions innovantes.
Collaborer étroitement avec les fournisseurs permet de créer de la valeur en développant de nouveaux produits ou en améliorant les méthodes existantes.
Cette approche favorise l’agilité et la capacité à anticiper les fluctuations du marché.

Avantage clé
Les partenariats fournisseurs innovants peuvent réduire le time-to-market de 25 %.

Contribuer aux engagements RSE de l’entreprise

Aujourd’hui, la responsabilité sociale des entreprises s’impose comme un pilier des politiques Achats. 

Intégrer des critères éthiques, environnementaux et sociétaux dans le choix des fournisseurs devient essentiel pour une gestion efficace et durable. 

Les solutions digitales comme notre logiciel gestion des achats facilitent le suivi des indicateurs RSE et garantissent la traçabilité des actions menées.

À noter
La digitalisation facilite la traçabilité et la conformité RSE.

Les étapes du processus d’achat et d’approvisionnement

De l’expression du besoin au sourcing

Tout commence par l’expression du besoin : définir précisément les produits, services ou matériaux nécessaires à l’activité de l’entreprise. 

Une fois le cahier des charges établi, la phase de sourcing débute : identifier, comparer et qualifier les fournisseurs potentiels. 

L’objectif est de trouver les partenaires capables de répondre aux attentes en termes de qualité, de délais de livraison et de coût. 

Cette étape exige une analyse rigoureuse et une parfaite compréhension du marché, avant de passer à la sélection.

La sélection et l’évaluation des fournisseurs

Critères d’évaluation	Objectif
Prix et conditions financières	Obtenir le meilleur rapport qualité/prix et optimiser les coûts.
Qualité du service	Garantir la qualité et la conformité des livrables.
Performance logistique	Assurer la continuité des livraisons et limiter les retards.
Critères RSE	Intégrer la responsabilité sociale et la durabilité dans la décision.

Astuce pratique
Utilisez une matrice de pondération pour objectiver vos décisions.

La commande et le suivi logistique

Une fois les fournisseurs sélectionnés, la commande est passée selon un processus automatisé pour gagner en fluidité. 

Les approvisionnements assurent le suivi des commandes, la réception des produits et la facturation électronique. 

Un bon logiciel de gestion permet d’assurer une traçabilité complète, du bon de commande à la réception, en passant par la validation et le paiement.

Conseil d’expert
Automatisez le flux d’approbation pour gagner en réactivité.

L’analyse de performance et l’amélioration continue

La dernière étape consiste à mesurer l’efficacité du processus Achats grâce à des indicateurs clés :

• OTIF (On Time In Full) pour évaluer le respect des délais,
• Taux de non-conformité pour détecter les anomalies,
• Coût total de possession pour mesurer la rentabilité.

Ces données offrent une approche complète des enjeux et nourrissent une démarche d’amélioration continue essentielle pour optimiser les processus et renforcer la compétitivité.

Mythe vs réalité
La performance Achats ne se limite pas aux économies réalisées.

Les outils pour digitaliser la gestion des achats et approvisionnements

Qu’est-ce qu’un logiciel SRM (Supplier Relationship Management) ?

Le logiciel SRM (Supplier Relationship Management) est un outil clé du domaine des achats modernes. 

Il permet de centraliser et d’automatiser la gestion de la relation fournisseur, depuis la sélection jusqu’au suivi des performances. 

En intégrant toutes les données relatives aux contrats, à la qualité et aux livraisons, il facilite la prise de décision et améliore la collaboration entre les services. 

Utilisé au sein d’un environnement commercial complexe, le SRM aide les responsables des achats à anticiper les risques, à optimiser les processus et à créer de la valeur pour l’entreprise.

Chiffre clé
Un SRM bien intégré réduit de 40 % le temps de traitement administratif.

Comment digitaliser vos processus Achats avec Axiscope ?

Digitaliser les processus Achats revient à transformer une activité manuelle en un système collaboratif et intelligent. 

Notre plateforme Axiscope permet notamment de :

• Gérer le Sourcing et les appels d’offres avec transparence ;
• Automatiser les approvisionnements et la facturation électronique via l’e-Procurement ;
• Suivre la performance fournisseur grâce à des indicateurs dynamiques ;
• Générer un reporting en temps réel pour une vision à 360° de la chaîne logistique.

Cas concret Axiscope
Grâce à Axiscope, un groupe industriel a connecté 300 fournisseurs sur une même plateforme.

Les bénéfices d’une plateforme collaborative Achats

Avant digitalisation	Après digitalisation avec Axiscope
Multiplication des fichiers Excel et erreurs humaines	Données centralisées dans un logiciel de gestion unique
Validation lente et manque de visibilité	Processus automatisés et gestion efficace des validations
Collaboration fragmentée entre services	Communication fluide entre acheteurs, prescripteurs et fournisseurs
Difficulté à suivre la chaîne logistique	Traçabilité complète et indicateurs de performance en temps réel

Automatiser la chaîne “demande d’achat → facturation”

Automatiser le cycle complet permet d’éliminer les tâches redondantes et de fluidifier la mise en œuvre des achats, du besoin initial à la réception des factures.

Centraliser les données fournisseurs pour une meilleure traçabilité

Grâce à la centralisation, chaque acteur peut accéder au poste de responsable des données qui le concernent, garantissant une vision fiable et partagée de l’ensemble des flux.

Avantage clé
Automatiser, c’est gagner jusqu’à 50 % de temps sur le cycle d’achat.

La gestion des achats et approvisionnements à l’international

Les enjeux de la mondialisation et des chaînes globales

À l’échelle mondiale, la gestion des achats et approvisionnements devient un véritable exercice d’équilibre. 

Les entreprises doivent composer avec la diversité des marchés, les fluctuations du marché, les réglementations locales et la complexité de la chaîne logistique.

Plus les échanges s’internationalisent, plus la capacité à anticiper les risques et à coordonner les flux devient essentielle pour assurer la continuité des opérations. 

Une vision claire et unifiée du processus d’achat à travers les différents sites est donc un facteur clé de réussite.

La gestion des risques et la sécurisation des approvisionnements

Risques internationaux	Outils de prévention
Crises géopolitiques	Cartographie des risques et plan de gestion efficace multi-fournisseurs
Variations monétaires	Suivi budgétaire et reporting en temps réel
Retards logistiques	Intégration de solutions de supply chain management pour le suivi des délais de livraison
Non-conformité réglementaire	Utilisation d’un logiciel de gestion pour tracer les processus et garantir la conformité

Point de vigilance
Les crises géopolitiques impactent jusqu’à 35 % des chaînes d’approvisionnement.

Comment les outils digitaux facilitent la collaboration internationale ?

La digitalisation des processus Achats permet de connecter les équipes et les fournisseurs dispersés à travers le monde. 

Avec Axiscope, les entreprises déploient une solution multi-site unifiée qui centralise les données, harmonise les procédures et fluidifie la communication entre filiales. 

Qu’il s’agisse d’un appel d’offres international, de la gestion de projet ou du suivi des performances fournisseurs, chaque acteur accède à une plateforme unique et fiable, adaptée aux exigences locales. 

Résultat : des décisions plus rapides, une meilleure visibilité et une chaîne d’approvisionnement globalement plus résiliente.

Optimiser la collaboration entre Achats et Approvisionnements

Les bonnes pratiques pour décloisonner les fonctions

Une collaboration fluide entre les équipes Achats et Approvisionnements est essentielle pour une gestion efficace de la chaîne logistique.
Pour y parvenir, plusieurs leviers peuvent être mis en place :

• Créer un référentiel fournisseur commun pour partager les données en temps réel.
  
• Aligner les objectifs stratégiques entre acheteurs et approvisionneurs.
  
• Mettre en œuvre une formation en établissement pour renforcer les compétences croisées.
  
• Intégrer un outil collaboratif afin d’harmoniser les pratiques et d’éviter les silos.

Cette approche décloisonnée permet à chaque poste de responsable d’avoir une vision complète des processus, et de prendre des décisions plus rapides et plus fiables.

Conseil d’expert
Implémentez un référentiel fournisseur commun aux deux services.

La communication avec les prescripteurs et les fournisseurs

La communication est le ciment d’une organisation performante. 

Une démarche collaborative entre les acheteurs, les prescripteurs et les fournisseurs favorise la transparence et la réactivité. 

En centralisant les échanges sur une même plateforme digitale, les équipes réduisent les erreurs, fluidifient les validations et optimisent les processus internes. 

L’objectif : transformer la communication en un levier d’amélioration continue.

Astuce pratique
Centraliser les échanges sur une même plateforme réduit les erreurs de 20 %.

L’apport des solutions collaboratives Axiscope

Chez Axiscope, nous mettons la collaboration au cœur de la digitalisation des achats.

Notre solution permet de connecter les acheteurs, les approvisionneurs et les prescripteurs sur un même espace de travail, garantissant un suivi fluide du projet, depuis la demande initiale jusqu’à la réception. 

Résultat : une meilleure coordination, des délais de validation réduits et une chaîne logistique plus réactive.

Cas concret Axiscope
Nous avons aidé un acteur industriel à fluidifier les validations achats grâce à la collaboration acheteurs-prescripteurs.

La durabilité et la performance responsable dans la chaîne d’approvisionnement

Les nouveaux enjeux RSE dans les Achats

Les entreprises sont de plus en plus attendues sur leur responsabilité sociale et environnementale. 

La gestion des achats ne se limite plus à l’optimisation des coûts : elle s’inscrit dans une démarche durable où la traçabilité, la conformité et l’éthique sont devenues des priorités. 

Les nouvelles réglementations comme le devoir de vigilance ou la directive CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) imposent aux organisations de prouver leur gestion efficace des impacts sociaux et environnementaux tout au long de la chaîne logistique. 

Dans ce contexte, la fonction Achats devient un levier stratégique pour créer de la valeur tout en contribuant à des objectifs globaux de développement durable.

L’évaluation des fournisseurs selon des critères éthiques et environnementaux

Pour ancrer la durabilité dans les processus d’achat, il est essentiel d’évaluer chaque fournisseur selon des critères ESG (Environnement, Social, Gouvernance).
Ces critères garantissent la transparence et permettent de limiter les risques liés aux approvisionnements non responsables.

Critères ESG	Objectifs associés
Conformité légale	Respect des normes locales et internationales
Empreinte carbone	Réduction des émissions sur toute la chaîne d’approvisionnement
Conditions de travail	Protection des droits humains et sécurité des employés
Gouvernance	Lutte contre la corruption et transparence des pratiques

Checklist
Critères incontournables : conformité, empreinte carbone, transparence.

Comment intégrer la durabilité dans vos processus Achats ?

Intégrer la durabilité dans les processus Achats implique de repenser les méthodes de sélection, d’évaluation et de suivi des fournisseurs. 

Les outils digitaux permettent aujourd’hui d’inclure des indicateurs RSE directement dans les systèmes de suivi, facilitant la mise en œuvre de politiques responsables. 

Chez Axiscope, nous accompagnons les entreprises dans cette transition grâce à notre approche collaborative, qui relie les acheteurs, les prescripteurs et les fournisseurs autour d’objectifs communs.

Avantage clé
Une démarche durable renforce la résilience et la compétitivité.

Les bénéfices de la digitalisation des Achats avec Axiscope

Automatisation, traçabilité et reporting temps réel

La digitalisation transforme la fonction Achats en un levier de performance mesurable.

Grâce à l’automatisation des tâches administratives, les équipes se concentrent sur les missions à forte valeur ajoutée : analyse, négociation et stratégie. 

Les flux d’information sont centralisés dans un logiciel de gestion unique, garantissant une traçabilité complète et un suivi des opérations en temps réel. 

Les tableaux de bord dynamiques offrent une analyse fiable de la performance et facilitent la prise de décision. 

Résultat : une mise en œuvre plus rapide des actions et une meilleure maîtrise des coûts.

Collaboration renforcée entre acheteurs et prescripteurs

Les solutions Axiscope placent la collaboration au cœur du processus d’achat. 

Acheteurs et prescripteurs partagent la même interface, visualisent l’avancement des projets, et échangent en temps réel pour accélérer les validations.

« Grâce à Axiscope, nous avons divisé par deux le temps de validation des demandes d’achat tout en améliorant la visibilité sur nos flux internes. »
— Responsable des achats, secteur industriel.

Pilotage centralisé des performances Achats et fournisseurs

Axiscope offre une vision globale des performances Achats et des fournisseurs à travers des indicateurs clés : conformité, respect des délais, qualité des livrables, taux de satisfaction client. 

Ce pilotage centralisé permet d’identifier les leviers d’amélioration continue et de renforcer la fiabilité du supply chain management.
L’entreprise gagne ainsi en agilité, en visibilité et en performance durable.

FAQ – Questions fréquentes sur la gestion des achats et approvisionnements

C’est quoi la gestion de l’approvisionnement ?

La gestion de l’approvisionnement regroupe l’ensemble des actions permettant d’assurer la continuité de la production et la disponibilité des ressources nécessaires à l’entreprise. 

Elle inclut la planification des besoins, la gestion des stocks, le suivi des commandes et la coordination avec les fournisseurs. 

L’objectif est de garantir que les bons produits soient livrés au bon moment, au bon endroit et au meilleur coût, tout en limitant les ruptures de stock et en optimisant les flux logistiques.

Quelle est la différence entre achats et approvisionnement ?

Les achats concernent la stratégie : choix des fournisseurs, négociation des contrats et optimisation des coûts. 

Les approvisionnements, eux, relèvent de la gestion opérationnelle : commandes, livraisons et suivi logistique. 

En résumé, les achats décident quoi et avec qui acheter, tandis que les approvisionnements s’assurent que tout arrive à temps et en bon état. 

Cette complémentarité garantit une chaîne logistique fluide et une gestion efficace du quotidien.

Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats désigne l’ensemble des processus qui permettent à une entreprise de se procurer les biens et services nécessaires à son activité. 

Elle inclut l’analyse des besoins, la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et le suivi de la performance. 

Une gestion de la chaîne bien maîtrisée permet de garantir la qualité, de réduire les dépenses et de créer de la valeur sur le long terme.

Quels sont les 3 types d’achat ?

On distingue généralement trois catégories :

1. Achats directs – liés à la production (matières premières, composants).
2. Achats indirects – concernant le fonctionnement interne (outils, services, logistique).
3. Achats d’investissement – portant sur des équipements ou infrastructures à long terme. 

Cette classification aide à mieux structurer les budgets, hiérarchiser les priorités et optimiser les processus de chaque secteur d’activité.

Vers une gestion des achats plus performante et collaborative

L’évolution du métier d’acheteur à l’ère digitale

Le rôle de l’acheteur évolue : il n’est plus seulement un négociateur, mais un acteur stratégique du changement. 

Avec l’essor des technologies, les tâches répétitives sont automatisées, libérant du temps pour la veille stratégique, l’analyse des données et la gestion des risques.
Les acheteurs d’aujourd’hui doivent développer des compétences hybrides : maîtrise du digital, compréhension du marché, sens de la collaboration et responsabilité sociale.

À noter
D’ici 2030, 80 % des tâches Achats seront partiellement automatisées.

Comment Axiscope vous accompagne dans votre transformation Achats ?

Chez Axiscope, nous accompagnons les entreprises dans la digitalisation de leurs processus Achats afin d’optimiser les coûts, renforcer la traçabilité et améliorer la performance globale de leur fonction Achats. 

Notre solution permet de centraliser les données, d’automatiser les tâches et de favoriser la collaboration entre les équipes internes et les fournisseurs. 

En adoptant une approche connectée et collaborative, nos clients gagnent en agilité, en visibilité et en efficacité sur l’ensemble de leur chaîne logistique.

Avantage clé
Nous digitalisons vos processus Achats pour accroître votre productivité et valoriser vos relations fournisseurs.

👉 Prêt à transformer votre gestion des Achats ?Contactez nos experts Axiscope dès aujourd’hui pour découvrir comment nos solutions peuvent accélérer votre performance opérationnelle.