RFI Achats : Définition, utilité et méthode pour structurer une demande d’information performante

Dans un contexte où les organisations doivent optimiser la gestion de leurs processus achats, la request for information (RFI) est devenue un outil essentiel pour recueillir de l’information fiable avant de lancer un projet, un appel d’offre ou une demande de devis. Cette première étape aide les acheteurs à mieux comprendre le marché fournisseur, à qualifier un besoin et à sécuriser un futur choix de service, de produit ou de solution. 

Chez Axiscope, nous accompagnons les entreprises dans la mise en œuvre de démarches structurées afin de favoriser une prise de décision plus éclairée et une création de valeur durable.

Le saviez-vous ? Dans plus de 70 % des organisations, la RFI est utilisée pour réduire les coûts et améliorer la qualité fournisseur dès les premières phases du processus achats.

Qu’est-ce qu’une RFI Achats et quelle est sa différence avec RFP et RFQ ?

Définition d’une RFI (Request for Information)

Une RFI (request for information) est une demande d’informations préliminaire utilisée dans le processus achats pour recueillir des données sur un fournisseur, sa capacité, ses services, ses solutions techniques ou son expérience. Elle intervient en amont du sourcing, lorsque l’entreprise cherche à mieux comprendre le marché et à vérifier la faisabilité d’un projet avant de formaliser une future proposition ou un appel plus structuré. 

Elle sert à identifier les prestataires potentiels, à filtrer ceux qui ne répondent pas aux besoins et à préparer la phase suivante du cycle d’approvisionnement.

À noter : La RFI n’est pas un document contractuel : elle vise uniquement à obtenir de l’information, sans négociation ni engagement formel.

RFI, RFP, RFQ : que choisir selon votre besoin ?

Document	Objectif	Moment	Niveau de détail	Résultat attendu
RFI	Comprendre le marché, évaluer un potentiel	Phase préliminaire	Général, exploratoire	Liste de fournisseurs à qualifier
RFP (Request for Proposal)	Obtenir une proposition détaillée	Après présélection	Technique + commerciale	Comparer des offres complètes
RFQ (Request for Quotation)	Obtenir un prix / devis formel	Fin du processus	Très précis	Chiffrage et conditions finales

Mythe vs Réalité : Mythe : « Une RFI est un mini-appel d’offres ».
Réalité : elle sert d’abord à filtrer, non à sélectionner une offre.

Pourquoi utiliser une RFI dans un processus d’achat ?

La RFI joue un rôle déterminant dans un processus achats en permettant à l’acheteur d’obtenir rapidement une vision structurée du marché pour orienter sa stratégie achats. Elle constitue une démarche préliminaire qui aide l’entreprise à sécuriser ses choix avant d’engager du temps ou des ressources dans une proposition plus détaillée.

Mieux comprendre le marché fournisseurs

Une RFI permet de :

• identifier des fournisseurs potentiels, y compris sur un marché en constante évolution ;
• analyser leurs capacités, leurs innovations et leur niveau de maturité technique ;
• détecter de nouveaux prestataires capables de répondre au besoin exprimé.

Réduire les risques et fiabiliser la présélection

La RFI filtre les acteurs ne correspondant pas aux attentes, ce qui améliore la gestion des risques et la conformité du futur appel d’offres.

Point de vigilance : Toujours évaluer la solidité financière d’un fournisseur pour limiter les risques associés.

Préparer les étapes RFP / RFQ

Elle facilite la transition vers une request for proposal (RFP) ou une request for quotation (RFQ) en structurant plus clairement les données attendues.

Avantage clé : Une RFI bien conçue accélère la comparaison ultérieure des offres, rendant la RFP plus rapide et plus pertinente.

Comment construire une RFI Achats efficace ? (Méthode en 5 étapes)

Pour qu’une demande d’information apporte une réelle valeur ajoutée, elle doit suivre une démarche claire et structurée. Une bonne RFI permet d’obtenir des données fiables, d’évaluer un fournisseur de manière objective et de préparer la suite du processus achats.

1. Clarifier l’objectif et le contexte

Avant d’envoyer une RFI, il est essentiel de définir :

• le périmètre du projet d’achat ;
• les enjeux (innovation, qualité, réduction des coûts, délais, etc.) ;
• l’objectif recherché : par exemple, la préqualification d’acteurs capables de répondre au besoin.

Cette étape oriente les questions et facilite une prise de décision future plus éclairée.

Conseil d’expert : Formulez vos questions de manière neutre pour éviter d’influencer la réponse d’un fournisseur et préserver une évaluation juste.

2. Présenter votre entreprise et vos attentes

Indiquez brièvement votre activité, le volume potentiel, les zones géographiques, les contraintes spécifiques ou les objectifs de qualité fournisseur. Cela aide le prestataire à comprendre le contexte et à vérifier la faisabilité de son offre.

3. Décrire les exigences techniques et contractuelles

Voici deux blocs à structurer :

Bloc technique :

• spécifications du produit ou du service ;
• niveau attendu de performance ;
• normes, certifications, ou besoins liés au cycle de vie.

Bloc contractuel :

• conditions financières préliminaires ;
• aspects de confidentialité ;
• contraintes logistiques, dont les risques associés au transport ou la livraison des marchandises vers un lieu de destination nommé.

4. Définir des critères d’évaluation objectifs

Les critères peuvent porter sur :

• les capacités techniques ;
• l’expérience et les références ;
• l’impact financier ;
• la capacité à contribuer à un approvisionnement durable.

Exemple de scoring simple :

• Capacité technique : 40 %
• Solidité financière : 30 %
• Innovation : 20 %
• Qualité des réponses : 10 %

Erreurs fréquentes : Surpondérer un critère unique peut fausser la sélection et limiter la création de valeur pour l’entreprise.

5. Structurer le calendrier et les modalités de réponse

Une RFI efficace précise :

• la date limite d’envoi ;
• le format attendu (tableau, document, formulaire) ;
• le nom de l’interlocuteur ;
• les exigences de confidentialité ;
• les conditions d’utilisation des données.

Checklist

• Délais clairement mentionnés
• Format homogène
• Instructions de réponse
• Contacts dédiés
• Conditions préliminaires définies

Modèle de RFI Achats : les sections indispensables

Voici un modèle de demande simple à utiliser pour structurer une request for information et recueillir les informations clés nécessaires à l’évaluation d’un fournisseur, sans alourdir la démarche :

Objectif et contexte du besoin

Décrire le projet, le périmètre et la finalité de la demande.

Informations sur l’entreprise

Présenter l’activité, le secteur, les volumes et les contraintes majeures.

Questions techniques et fonctionnelles

Valider la capacité à fournir un produit, un service ou une solution adaptée.

Contraintes contractuelles et financières

Inclure conditions préliminaires, aspects logistiques et impact financier estimé.

Critères d’évaluation

Lister les critères objectifs utilisés pour comparer les réponses.

Modalités de réponse et échéances

Préciser le format, la date limite, le contact et les règles de confidentialité.

Checklist – Avant d’envoyer votre RFI, assurez-vous de :

• définir des critères objectifs ;
• structurer chaque section de manière claire ;
• préciser vos contraintes ;
• indiquer un délai réaliste ;
• harmoniser le format de réponse.
  

Comment analyser les réponses à une RFI et sélectionner les meilleurs fournisseurs ?

L’analyse d’une RFI permet d’évaluer chaque fournisseur, de comparer les données obtenues et d’orienter la stratégie achats vers les acteurs les plus pertinents. Cette étape soutient une prise de décision structurée et contribue à une gestion efficace du sourcing.

Construire un scoring simple et objectif

Un modèle d’évaluation peut s’appuyer sur des critères objectifs :

Critère	Poids	Note (1 à 5)
Capacité technique	40 %	□
Solidité financière	30 %	□
Innovation	20 %	□
Qualité de la réponse	10 %	□

Ce scoring facilite la comparaison et limite les biais lors de l’analyse.

Identifier les signaux différenciants et les risques

Les réponses doivent être examinées pour repérer :

• signaux positifs : expertise, références, compréhension du besoin ;
• red flags : manque de précision, incohérences, risques contractuels ou risques associés au périmètre.

Sélectionner les fournisseurs pour RFP / RFQ

La shortlist doit être établie en combinant scores, commentaires qualitatifs et traçabilité des décisions. Les fournisseurs retenus passent ensuite en request for proposal ou request for quotation selon le niveau de détail attendu.

Digitaliser la gestion des RFI pour gagner en efficacité

Les limites d’une gestion manuelle

Une RFI gérée par e-mail, tableur ou document isolé manque souvent de traçabilité, complique le suivi des versions et génère un risque d’erreur lors de la collecte ou de l’analyse des informations. Les équipes doivent consolider les réponses manuellement, ce qui ralentit le processus achats et limite la capacité à affiner la stratégie ou à anticiper les risques associés à un prestataire. Ces difficultés freinent la mise en œuvre d’un approvisionnement durable et nuisent à une gestion proactive.

Les bénéfices d’une plateforme collaborative comme la nôtre

Une plateforme comme la nôtre permet :

• l’automatisation de la collecte et du scoring ;
• la collaboration en temps réel entre acheteurs et parties prenantes ;
• la centralisation des données et la gestion efficace des réponses ;
• l’optimisation des processus grâce à une vue unifiée du projet ;
• la réduction des erreurs et un meilleur suivi des décisions.

Avantage clé : Nous observons régulièrement une optimisation des coûts et un gain de temps pouvant atteindre 30 % lorsque les organisations digitalisent cette étape clé.

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FAQ – RFI Achats

C’est quoi RFI et RFP ?

Une RFI est une request for information, utilisée pour recueillir des données préliminaires sur des fournisseurs. 

Une RFP (request for proposal) sert ensuite à obtenir une proposition détaillée incluant aspects techniques et commerciaux.

Qu’est-ce que la RFI dans le cadre d’un achat ?

C’est une démarche préliminaire qui permet à l’acheteur de comprendre le marché, d’identifier les acteurs pertinents et d’évaluer leur capacité à répondre à un besoin avant d’engager un appel d’offres.

Qu’est-ce qu’un RFI ?

Un RFI est un document structuré visant à obtenir des informations sur un fournisseur, son offre et son expertise, afin de préparer la suite du processus.

Qu’est-ce qu’une procédure RFI ?

Il s’agit d’une phase préliminaire du processus achats où l’entreprise envoie une demande structurée, recueille les réponses et les analyse pour sélectionner les fournisseurs à engager en RFP ou RFQ.

La RFI, un levier stratégique pour optimiser vos processus achats

La RFI est une étape stratégique pour optimiser vos démarches et sécuriser vos choix fournisseurs tout en renforçant la création de valeur. 

Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos RFI et gagner en efficacité, découvrez comment nous pouvons vous accompagner : Axiscope vous aide à structurer, analyser et digitaliser vos processus achats.

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